新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院文件

校字〔2025〕18號

 

關(guān)于印發(fā)《新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院會議費管理

辦法（試行）》的通知

各有關(guān)單位:

《新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院會議費管理辦法（試行））》已經(jīng)校長辦公會審議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，望認(rèn)真遵照執(zhí)行。

新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院

2025年5月23日

 

新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院會議費管理辦法（試行）

 

第一章 總 則

第一條 為貫徹國家厲行節(jié)約反對浪費相關(guān)規(guī)定，落實過緊日子要求，進(jìn)一步加強和規(guī)范會議費管理，嚴(yán)格控制會議費支出，提高資金使用效益，根據(jù)《河南省省級會議費管理辦法》（豫財行〔2025〕4號）、《關(guān)于進(jìn)一步深化省級財政科研經(jīng)費管理改革優(yōu)化科研生態(tài)環(huán)境的若干意見》（豫財科〔2021〕57號）等文件精神，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于學(xué)校以及學(xué)校所屬各二級單位（以下簡稱“各單位”）舉辦的各類會議，包括業(yè)務(wù)會議（國內(nèi)業(yè)務(wù)會議和國際業(yè)務(wù)會議）、管理會議。

業(yè)務(wù)會議是指因教學(xué)、科研業(yè)務(wù)需要舉辦的業(yè)務(wù)性會議，包括學(xué)術(shù)交流會、學(xué)術(shù)論壇、學(xué)術(shù)研討會、學(xué)術(shù)座談會以及教學(xué)科研項目答辯會、評審會、論證會、啟動會、中期檢查會、結(jié)題驗收會、成果推廣會等。

管理會議是指業(yè)務(wù)會議之外的其他會議,包括工作總結(jié)會、工作布置會、工作交流會、工作座談會、工作評審會等。

第三條 各單位舉辦各類會議應(yīng)當(dāng)堅持厲行節(jié)約、反對浪費、規(guī)范簡樸、務(wù)實高效的原則，嚴(yán)控會議數(shù)量、會期、規(guī)模、規(guī)格，提升質(zhì)量效率。

第二章 會議的審批和管理

第四條 各類會議在舉辦前，應(yīng)提出申請，編制會議費預(yù)算審批表（附件1），按相關(guān)程序?qū)徟?。會議費預(yù)算需列明會議的名稱、會議類別、主要內(nèi)容、時間、地點、舉辦會議的方式（舉辦、受托承辦、協(xié)助舉辦）、代表人數(shù)、工作人員人數(shù)、經(jīng)費來源及開支明細(xì)等。

第五條 會議實行歸口管理和審批。

（一）使用科研經(jīng)費舉辦的一般性會議，由項目負(fù)責(zé)人審批。

（二）使用部門經(jīng)費、專項經(jīng)費舉辦的會議，5萬元以下的，由經(jīng)費負(fù)責(zé)人審批；5萬元（含）以上的，由經(jīng)費負(fù)責(zé)人審核后，報分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。

會議費超過我校招投標(biāo)限額需要招標(biāo)的業(yè)務(wù)，按規(guī)定程序進(jìn)行招投標(biāo)，參會人員中包含外籍人士（非我校聘用人員）的業(yè)務(wù)會議，還應(yīng)報國際教育學(xué)院（國際交流與合作處、港澳臺事務(wù)辦公室）按相關(guān)程序?qū)徟?。未?jīng)批準(zhǔn)召開的會議，財務(wù)部門不予報銷會議費用。

第六條 學(xué)校及各單位舉辦的國內(nèi)會議均屬于省級會議類型中的第四類會議。四類會議會期原則上不得超過1天，項目評審、論證等小型會議確需延長會期的，需經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。會議報到和離開時間合計不得超過1天。參會人員原則上不得超過150人，其中工作人員應(yīng)控制在會議代表人數(shù)的10%以內(nèi)。

第七條 各單位召開會議應(yīng)當(dāng)改進(jìn)會議形式，提倡采用線上會議形式，充分運用電視電話、網(wǎng)絡(luò)視頻等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，降低會議成本，提高會議效率。

第八條 各單位選擇會議地點時應(yīng)遵循經(jīng)濟性、便利性原則,參會人員全部為校內(nèi)人員的會議，原則上應(yīng)在校內(nèi)召開；參會人員以在新單位為主（超過50%為在新單位人員）的會議，原則上應(yīng)在新鄉(xiāng)市區(qū)內(nèi)召開。對應(yīng)在校內(nèi)召開而選擇在新鄉(xiāng)市區(qū)召開或者應(yīng)在新鄉(xiāng)市區(qū)召開而選擇在新鄉(xiāng)市區(qū)外召開的會議，非科研項目經(jīng)費須報分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。任何單位不得到黨中央、國務(wù)院明令禁止的風(fēng)景名勝區(qū)召開會議。

第九條 會議召開地代表原則上不安排住宿，工作人員除必須住會的以外不安排住宿。

第十條 因特殊情況確需委托會務(wù)公司承辦的會議，應(yīng)擇優(yōu)選擇承辦單位并簽訂合同。會議費超過我校招投標(biāo)限額需要招標(biāo)的委托業(yè)務(wù)，按規(guī)定程序進(jìn)行招投標(biāo)，確定承辦單位。

第十一條 協(xié)助其他單位辦會并承擔(dān)部分會議費的，應(yīng)簽訂合同（協(xié)議）。合同（協(xié)議）中列明會議名稱、會議內(nèi)容、會議議程、參會人數(shù)、會議地點、分?jǐn)倳h費用的理由和比例依據(jù)等。管理會議不得列支協(xié)助辦會經(jīng)費。

第十二條 受上級主管部門或其他單位委托承辦會議，應(yīng)根據(jù)委托單位性質(zhì)、委托協(xié)議內(nèi)容和會議類型，執(zhí)行相應(yīng)的開支標(biāo)準(zhǔn)。獲全額資助的業(yè)務(wù)會議，資助方對會議標(biāo)準(zhǔn)、會議地點和開支范圍有特定要求，并在資助協(xié)議中約定的，按協(xié)議執(zhí)行。

第三章 會議費開支范圍、標(biāo)準(zhǔn)和報銷支付

第十三條 會議費開支范圍。

（一）線下會議。會議召開所需的伙食費、住宿費及公雜費。

公雜費主要包括會議場地租賃費、交通費、文件印刷費、醫(yī)藥費等會議發(fā)生的必要支出，國際會議還可開支同聲傳譯翻譯費、同聲傳譯設(shè)備租金費用。其中交通費是指用于會議代表接送站，以及會議統(tǒng)一組織的和會議相關(guān)的代表考察、調(diào)研等發(fā)生的交通支出。

（二）線上會議。會議召開所需的設(shè)備租賃費、線路費、電視電話會議通話費、技術(shù)服務(wù)費、軟件應(yīng)用費、音視頻制作費等。

第十四條 會議費核算列支。

（一）線下會議的費用開支實行綜合限額控制，各項費用之間可以調(diào)劑使用。綜合限額標(biāo)準(zhǔn)如下：

單位：元/天/人

會議類別		住宿費	伙食費	公雜費	合計
管理會議		280	100	20	400
業(yè)務(wù)會議	國內(nèi)會議	280	100	20	400
	國際會議	330	140	80	550

1.會議定額標(biāo)準(zhǔn)是會議費開支的上限，各單位應(yīng)在綜合定額內(nèi)據(jù)實報銷，超支不補。

2.上表中“國際業(yè)務(wù)會議”標(biāo)準(zhǔn)是指外籍人士（非我校聘用人員）3人及以上且達(dá)到參會人數(shù)三分之一的學(xué)術(shù)會議，其他的業(yè)務(wù)會議為“國內(nèi)業(yè)務(wù)會議”。

3.不安排住宿的會議，綜合定額按照扣除住宿費后的定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，住宿費不能調(diào)劑使用；不安排就餐的會議，綜合定額按照扣除伙食費后的定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，伙食費不能調(diào)劑使用。

4.從科研經(jīng)費列支的業(yè)務(wù)類會議，其綜合定額標(biāo)準(zhǔn)可上浮10%執(zhí)行。

（二）線上會議的費用不納入前款規(guī)定的綜合限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)核算,憑合法票據(jù)原則上在會議費預(yù)算內(nèi)據(jù)實列支。

各單位應(yīng)當(dāng)按照厲行節(jié)約、提高效率的原則,通過市場調(diào)研、充分議價,合理選擇線上會議應(yīng)用系統(tǒng)。

第十五條 下列費用納入會議費預(yù)算，但不計入會議費綜合控制限額，根據(jù)經(jīng)濟用途從相應(yīng)的支出科目中據(jù)實列支。

（一）會議代表城市間交通費。會議代表參加會議發(fā)生的城市間交通費，原則上回本單位報銷。確因工作需要，邀請學(xué)者、專家和有關(guān)人員參加會議所發(fā)生的城市間交通費、國際旅費比照我校差旅費職級標(biāo)準(zhǔn)憑票據(jù)實報銷。因與會議無關(guān)的理由，被邀請人繞行非必要經(jīng)過城市（國家、地區(qū)）發(fā)生的此部分差旅費，不由本次會議費承擔(dān)。

（二）參會專家勞務(wù)費。舉辦會議根據(jù)工作需要，可按有關(guān)規(guī)定向邀請參會專家發(fā)放咨詢費、評審費、報告酬金等。

（三）同聲傳譯設(shè)備租金，按會議期間人均每天不超 100元標(biāo)準(zhǔn)據(jù)實列支，科目列支在會議費中。

第十六條 嚴(yán)格會議費支出管理。

（一）嚴(yán)禁借會議名義組織會餐或安排宴請，會議用餐嚴(yán)格控制菜品種類、數(shù)量和份量，安排自助餐或工作餐，嚴(yán)禁提供高檔菜肴，不上煙酒；

（二）嚴(yán)格執(zhí)行會議用房標(biāo)準(zhǔn)，住宿用房以標(biāo)準(zhǔn)間為主，不得安排高檔套房；

（三）不得發(fā)放文件袋、筆記本、筆等各類辦公用品和宣傳品、禮品、紀(jì)念品、洗漱用品,不得列支鮮花、餐費之外的水果和食品等費用,工作會議會場不制作背景板；

（四）從嚴(yán)控制紙質(zhì)會議材料數(shù)量,頁數(shù)較多且不涉密的一般以電子文檔形式發(fā)送；

（五）不得使用會議費購置電腦、復(fù)印機、打印機、傳真機等固定資產(chǎn),召開會議需使用資產(chǎn)的,應(yīng)充分利用單位現(xiàn)有存量資產(chǎn),如有缺口優(yōu)先通過內(nèi)部調(diào)劑解決；

（六）不得組織會議代表旅游和與會議無關(guān)的參觀,嚴(yán)禁組 織高消費娛樂、健身活動；

（七）嚴(yán)禁套取、虛列會議費用于其他開支；

（八）嚴(yán)禁在會議費中列支公務(wù)接待費等與會議無關(guān)的其他任何費用。

第十七條 會議結(jié)束后應(yīng)當(dāng)及時匯總票據(jù)，辦理報銷手續(xù)，舉辦會議相關(guān)的票據(jù)須一次性報銷完畢，會議費報銷應(yīng)提供以下資料：

（一）經(jīng)批準(zhǔn)的會議預(yù)算審批表（附件1）；

（二）會議通知（含會議議程）；

（三）參會人員簽到表（附件2）；

（四）會議服務(wù)單位提供的費用原始明細(xì)單據(jù)、電子結(jié)算單等憑據(jù)（如委托第三方機構(gòu)舉辦的會議，須附與會務(wù)公司簽訂的委托協(xié)議（合同）、受托方確認(rèn)的會議費用匯總表、費用發(fā)票復(fù)印件和明細(xì)單據(jù)等憑證）。

第十八條 財務(wù)部門要嚴(yán)格按規(guī)定審核會議費開支，會議費在開支范圍內(nèi)憑據(jù)報銷，對超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)開支的經(jīng)費不予報銷。會議用餐場所應(yīng)與會議駐地一致，會議費用票據(jù)日期應(yīng)與會議時間相符。

會議費管理遵循“收支兩條線”的原則，所有會議收入由學(xué)校財務(wù)部門收取，嚴(yán)禁自收自支，在學(xué)校財務(wù)體外循環(huán)。

第十九條 會議費支付嚴(yán)格按照國庫集中支付制度和公務(wù)卡管理制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，以銀行轉(zhuǎn)賬或公務(wù)卡方式結(jié)算，禁止以現(xiàn)金方式結(jié)算。

對于使用多渠道資金舉辦的會議，按照成本補償?shù)脑瓌t，在不以盈利為目的前提下，各單位可適當(dāng)向參會人員收取會議費，并在會議通知中顯示收取標(biāo)準(zhǔn)。

按照成本補償原則收取會議費的會議，應(yīng)優(yōu)先使用收取的會議費。

會議收取會務(wù)費、資助費的，由學(xué)校財務(wù)部門開具相應(yīng)票據(jù)，納入學(xué)校財務(wù)統(tǒng)一管理和核算。

第四章 監(jiān)督檢查和責(zé)任追究

第二十條 會議組織者和經(jīng)辦人員是第一責(zé)任人，對所經(jīng)辦會議經(jīng)費的收支和原始憑證的真實性、合法性、相關(guān)性負(fù)直接責(zé)任。各單位負(fù)責(zé)人對本單位所舉辦會議涉及的經(jīng)濟事項負(fù)管理和監(jiān)督責(zé)任。

第二十一條 學(xué)校監(jiān)察、審計、財務(wù)等部門對各單位會議費管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。主要內(nèi)容包括：

　　（一）會議計劃的編報、審批是否符合規(guī)定；

　?。ǘh會期、規(guī)模是否符合規(guī)定；

　?。ㄈh費開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定；

　?。ㄋ模h費報銷和支付是否符合規(guī)定；

　?。ㄎ澹h費管理和使用的其他情況。

第二十二條 有下列行為之一的，由學(xué)校相關(guān)部門責(zé)令改正，對直接責(zé)任人和相關(guān)負(fù)責(zé)人按學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，發(fā)現(xiàn)涉嫌違犯黨紀(jì)或違法犯罪的，按照規(guī)定移送相關(guān)部門處理：

（一）不經(jīng)過審批召開會議的；

（二）以虛報、冒領(lǐng)手段騙取會議費的；

（三）虛報會議人數(shù)、天數(shù)等進(jìn)行報銷的；

（四）違規(guī)擴大會議費開支范圍，擅自提高會議費開支標(biāo)準(zhǔn)的；

（五）違規(guī)報銷與會議無關(guān)費用的；

（六）以培訓(xùn)費名義列支會議費的；

（七）其他違反本辦法規(guī)定的行為。

第二十三條 學(xué)校承辦的各類會議，會議總支出不得超過經(jīng)費來源，學(xué)校原則上不墊支資金。

第五章  附 則

第二十四條 本辦法由財務(wù)與資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)解釋。

第二十五條 本辦法未盡事宜，如上級文件有明確規(guī)定的，從其規(guī)定。

第二十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

附件：1.新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院會議費預(yù)算審批表

2.新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院會議簽到表

 

附件1

新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院會議費預(yù)算審批表

舉辦單位				聯(lián)系人和電話
會議名稱				會議類別
會議時間				會議地點
舉辦會議方式		舉辦		受托承辦	協(xié)助舉辦
參會人數(shù)：		其中工作人員人數(shù)：		經(jīng)費支出項目名稱、 項目編號
會議收 入預(yù)算	經(jīng)費來源			金額	備注
	會務(wù)費收入
	科研經(jīng)費
	財政專項撥款
	學(xué)校經(jīng)費
	其他
	合計
會議支 出預(yù)算	費用類別			金額	備注
	會議費綜合 定額內(nèi)		住宿費
			伙食費

填表日期：  單位：  元