河南省（新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院）醫(yī)藥衛(wèi)生類查新站規(guī)章制度

河南?。ㄐ锣l(xiāng)醫(yī)學(xué)院）醫(yī)藥衛(wèi)生類查新站查新規(guī)章制度健全，制定了多項(xiàng)管理制度：《查新站職責(zé)與義務(wù)用戶須知》、《查新人員工作規(guī)范》、《查新咨詢專家行為規(guī)范》、《查新用戶須知》、《查新委托制度》、《查新工作審核制度》等，規(guī)范了查新業(yè)務(wù)管理。

一、查新工作站職責(zé)與義務(wù)

（一）查新工作站職責(zé)

1. 認(rèn)真執(zhí)行科技部、教育部的有關(guān)政策和規(guī)定，遵循實(shí)事求是、質(zhì)量第一、科學(xué)公正的原則進(jìn)行工作。

2. 對本單位查新咨詢工作人員進(jìn)行培訓(xùn)、教育、考核及獎(jiǎng)懲；參加授權(quán)部門舉辦的有關(guān)會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)活動(dòng)，并承擔(dān)科研及其他有關(guān)任務(wù)。

3. 查新工作站必須保證查新咨詢質(zhì)量，對其出具的查新報(bào)告負(fù)責(zé)。如發(fā)生查新咨詢糾紛，接受授權(quán)部門的質(zhì)詢、調(diào)查和處理、或接受法律仲裁。

4. 查新檢索人員因玩忽職守、徇私舞弊，出具錯(cuò)誤或不合格查新報(bào)告，由查新單位負(fù)責(zé)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

（二）查新單位義務(wù)

1. 查新工作站有為委托查新單位或個(gè)人保守技術(shù)秘密的義務(wù)。

2. 委托查新單位或個(gè)人對所出具的查新檢索結(jié)論持有異議而理由正當(dāng)者，查新工作站有復(fù)查義務(wù)。

3. 查新工作站有認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證查新質(zhì)量，如實(shí)提供證明材料的義務(wù)。

二、查新人員工作規(guī)范

（一）查新工作人員守則

1. 查新人員要有奉獻(xiàn)精神，愛崗敬業(yè)，兢兢業(yè)業(yè)地做好每個(gè)項(xiàng)目的查新工作。

2. 嚴(yán)格按照查新工作程序和規(guī)章制度辦事，熱情為用戶服務(wù)。

3. 查新人員應(yīng)詳細(xì)詢問用戶，了解查新項(xiàng)目的主要技術(shù)特征、參數(shù)、指標(biāo)或發(fā)明點(diǎn)、創(chuàng)新點(diǎn)、技術(shù)進(jìn)步點(diǎn)，并索取必要的技術(shù)資料，在閱讀的基礎(chǔ)上確定主題詞、檢索策略、檢索范圍以及數(shù)據(jù)庫、檢索刊、檢索年限等。

4. 在檢索查新過程中，應(yīng)根據(jù)需要不斷修正檢索參數(shù)、檢索范圍、檢索策略和主題詞，直至全面、準(zhǔn)確地查到所需的相關(guān)對比文獻(xiàn)。

5. 工作人員對用戶提供的技術(shù)資料和技術(shù)內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，不得對外泄露，如發(fā)現(xiàn)有泄露行為，將給予紀(jì)律處理。

（二）查新工作人員職責(zé)

1. 承擔(dān)國家及教育部科研立項(xiàng)、成果申報(bào)和其他重要科技項(xiàng)目立項(xiàng)的查新咨詢工作，在認(rèn)真做好文獻(xiàn)情報(bào)檢索的基礎(chǔ)上，著重做好分析對比、新穎性評價(jià)、復(fù)查審核等項(xiàng)工作。

2. 熟悉和執(zhí)行查新咨詢工作的有關(guān)政策、規(guī)定和制度，做好各項(xiàng)查新咨詢服務(wù)工作。

3. 具有良好的職業(yè)道德、實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。

4. 積極參與技術(shù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)會議和其他有關(guān)學(xué)術(shù)活動(dòng)，努力學(xué)習(xí)有關(guān)政策、理論、技能和最新科技知識，特別要注重了解、掌握國內(nèi)外醫(yī)學(xué)科技發(fā)展戰(zhàn)略、方針政策、規(guī)劃計(jì)劃以及發(fā)展現(xiàn)狀等，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合分析能力。

三、查新咨詢專家行為規(guī)范

查新機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立查新咨詢專家?guī)?，充分發(fā)揮查新咨詢專家的作用，以提高查新質(zhì)量。所聘請的咨詢專家應(yīng)對查新項(xiàng)目所屬專業(yè)有較豐富的理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，熟悉國內(nèi)外該領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，在該領(lǐng)域有一定的權(quán)威性，并熟悉查新判斷分析的原則和要點(diǎn)，以及具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度、良好的職業(yè)道德和執(zhí)著精神。

查新咨詢專家應(yīng)當(dāng)遵守以下行為規(guī)范：

（一）不得摻雜私利。在向查新機(jī)構(gòu)提供查新咨詢服務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)客觀、公正。

（二）維護(hù)查新項(xiàng)目所有者的知識產(chǎn)權(quán)。關(guān)于查新項(xiàng)目的所有材料應(yīng)當(dāng)全部退還查新機(jī)構(gòu)，不得向其他組織或個(gè)人擴(kuò)散，不得非法占有、使用、提供、轉(zhuǎn)讓他人的科技成果。

（三）不得向查新機(jī)構(gòu)明確指定的人以外的組織或者個(gè)人披露關(guān)于查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容和查新結(jié)論。

（四）不得以個(gè)人身份接觸查新委托人、成果完成人、成果使用者、課題組成員、課題下達(dá)者或者課題委托者，如確需核實(shí)補(bǔ)充某方面信息，可向查新機(jī)構(gòu)提出要求。

（五）不能使用、依賴沒有充分依據(jù)支持的、關(guān)于某些特征的結(jié)論和判斷；也不能使用、依賴未經(jīng)充分依據(jù)支持的、認(rèn)為這些特征綜合在一起可能會使查新項(xiàng)目的查新結(jié)論最好化或者最差化的判斷。

（六）應(yīng)當(dāng)在與查新機(jī)構(gòu)商定的時(shí)間內(nèi)完成查新咨詢事務(wù)。

（七）提供的查新咨詢意見應(yīng)當(dāng)清晰、準(zhǔn)確地反映查新項(xiàng)目及其相關(guān)情況的實(shí)際，不得誤導(dǎo)。查新咨詢意見應(yīng)當(dāng)包含足夠的信息，使得查新機(jī)構(gòu)能夠正確理解。

（八）不得以各種方式收取查新機(jī)構(gòu)之外的任何組織、個(gè)人提供的有關(guān)查新產(chǎn)咨詢費(fèi)或者有價(jià)物品。

四、查新用戶須知

為作好課題查新服務(wù)，保證查新工作的獨(dú)立、客觀、公正，特?cái)M定以下注意事項(xiàng)：

（一）為使查新委托能順利進(jìn)行，前來辦理查新事宜的委托人應(yīng)熟悉所委托的查新項(xiàng)目。

（二）用戶應(yīng)明確待查新課題類型，查新課題主要分為立項(xiàng)查新、成果查新和申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)查新三類，立項(xiàng)查新包括申報(bào)各級、各類科技計(jì)劃，科研課題開始前的資料收集等；成果查新和申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)查新包括為開展成果鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等。

（三）用戶應(yīng)明確查新范圍，分為國內(nèi)、國內(nèi)外兩種。

（四）用戶必須認(rèn)真填寫《科技查新委托書》，具體填寫參考“查新工作實(shí)施細(xì)則”；

（五）用戶務(wù)必提供一套能詳細(xì)描述待查新課題（或發(fā)明）的技術(shù)資料及參考文獻(xiàn)。如研究工作報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測試報(bào)告、用戶報(bào)告、鑒定證書及查新委托人列出的與待查新項(xiàng)目密切相關(guān)的國內(nèi)外文獻(xiàn)，應(yīng)盡可能注明文獻(xiàn)的著者、題目、刊名、年、卷、期、頁等。如用戶不能提供上述資料，則本站有權(quán)拒絕接受該查新委托，如因用戶提供資料不實(shí)，造成查新失誤的，我機(jī)構(gòu)也概不負(fù)責(zé)。

（六）為使查新取得最佳效果，請用戶與查新人員密切配合，詳細(xì)介紹待查新課題的技術(shù)背景；但查新委托人不得干涉查新活動(dòng)，不得向查新人員施加任何傾向性影響。

（七）一年以前的查新報(bào)告不予補(bǔ)查，必須重新委托查新。

（八）查新工作是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，為確保查新工作的質(zhì)量，一般需要五至十個(gè)工作日（遇節(jié)假日順延），請用戶安排好委托時(shí)間。

五、查新委托制度

（一）為確?？萍疾樾鹿ぷ黜樌_展，為委托人提供高質(zhì)量的《科技查新報(bào)告》，規(guī)范查新需求、溝通信息、提供資料、簽訂合同等行為，特制定本制度。

（二）委托人可通過電話、E-mail或當(dāng)面向本查新機(jī)構(gòu)提出查新申請，由查新值班人員指導(dǎo)委托人獲取和填寫《科技查新委托書》，將《科技查新委托書》提交至本查新機(jī)構(gòu)工作人員或E-mail至指定郵箱。

（三）查新人員應(yīng)與委托人就查新合同中的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、檢索詞、查新點(diǎn)等充分溝通，委托人應(yīng)提供有關(guān)參考文獻(xiàn)、立項(xiàng)申請書、可行性研究報(bào)告等給查新人員，積極配合查新需要，但不得干預(yù)查新人員客觀、獨(dú)立地給出查新結(jié)論。

（四）委托人不得在完成委托后隨意更改查新課題主要技術(shù)要點(diǎn)或查新點(diǎn)，若確需更改，應(yīng)征得查新人員同意，重新確定報(bào)告日期。

（五）一年以前的查新報(bào)告可進(jìn)行補(bǔ)充查新，兩年以上的查新必須重新委托查新。

（六）查新業(yè)務(wù)實(shí)行有償服務(wù)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)部門規(guī)定制定。最終查新結(jié)論不影響查新費(fèi)用。查新項(xiàng)目已接受委托，若委托人提出取消查新，若查新報(bào)告已完成，委托人則需支付全部費(fèi)用。

六、查新工作審核制度

（一）查新人員在完成檢索工作及擬寫好查新報(bào)告后，應(yīng)將全部檢索材料和查新報(bào)告初稿送交具有高級技術(shù)職稱的審核查新員審核。

（二）審核查新員須審查查新員所進(jìn)行的查新程序是否規(guī)范。

（三）審核查新員確定的檢索工具、數(shù)據(jù)庫選擇是否合適；查新員選擇的檢索詞及分類欄目是否恰當(dāng)，檢出的文獻(xiàn)是否為同類研究文獻(xiàn)，可比文獻(xiàn)是否恰當(dāng)。

（四）審核查新員收集到的相關(guān)文獻(xiàn)是否齊全，對提出的密切相關(guān)文獻(xiàn)判斷是否正確。

（五）判斷查新結(jié)論是否客觀和準(zhǔn)確；查新報(bào)告是否規(guī)范；對查新結(jié)論中的觀念性錯(cuò)誤、表達(dá)不確切之處及語病進(jìn)行修改，并向查新員提出審查意見，供補(bǔ)充修改；經(jīng)查新員重新修改并確定準(zhǔn)確無誤后，審核人員方可簽字認(rèn)定。

（六）經(jīng)審核不合格的查新報(bào)告，應(yīng)查明原因和責(zé)任，并及時(shí)重查；因工作敷衍塞責(zé)而造成查新不實(shí)的，應(yīng)給予批評，甚至?xí)和Ｆ洳樾沦Y格。

河南?。ㄐ锣l(xiāng)醫(yī)學(xué)院）醫(yī)藥衛(wèi)生類查新站規(guī)章制度由圖書館（檔案館）負(fù)責(zé)修訂和解釋。

查新工作實(shí)施細(xì)則

科技立項(xiàng)和成果評價(jià)等查新工作是推進(jìn)立項(xiàng)科學(xué)化及科技成果管理工作規(guī)范化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)既嚴(yán)肅又具有很強(qiáng)科學(xué)性的工作。為確保查新工作質(zhì)量，全面貫徹上級有關(guān)規(guī)定的精神，特制定如下查新工作實(shí)施細(xì)則，本單位查新工作人員務(wù)必遵照執(zhí)行。其內(nèi)容主要有：

一、委托查新項(xiàng)目的受理

（一）原則

    1. 委托查新項(xiàng)目由查新接待人員負(fù)責(zé)接洽、咨詢、正式受理。

    2. 有下列情況之一時(shí)，接待人員可以拒絕接受查新委托。

（1）委托查新項(xiàng)目不屬本單位查新專業(yè)范圍；

（2）查新委托人不能出具與查新內(nèi)容相關(guān)的技術(shù)資料；

（3）經(jīng)多次溝通，查新委托人仍不能明確列出查新項(xiàng)目的查新點(diǎn)；

（4）查新委托人要求的交付報(bào)告時(shí)間過短，以致難以保證查新質(zhì)量。

（二）委托受理程序

1. 指導(dǎo)查新委托人填寫《科技查新委托書》，同時(shí)提醒委托人認(rèn)真閱讀“委托須知”。

2. 檢查委托人所填寫查新委托書相關(guān)內(nèi)容是否全面、準(zhǔn)確。

3. 請委托人提交能詳細(xì)描述項(xiàng)目的技術(shù)資料，如項(xiàng)目的技術(shù)背景資料、總結(jié)報(bào)告、成果申請表或研制報(bào)告、所發(fā)表相關(guān)文獻(xiàn)等，初步審查委托人提交的資料是否完備，是否符合查新要求。

4. 與委托人認(rèn)真溝通，聽取關(guān)于查新項(xiàng)目的情況介紹，了解項(xiàng)目的技術(shù)背景、研究內(nèi)容、研究方法及技術(shù)特點(diǎn)，了解用戶所掌握的該項(xiàng)目與同類研究的不同之處，初步判斷查新項(xiàng)目的新穎點(diǎn)。

5. 與查新委托人就相關(guān)問題達(dá)成共識。如：查新要求、查新范圍、查新報(bào)告出具時(shí)間、查新費(fèi)用等。

6. 查新接待人員開具校內(nèi)經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)賬單，委托人去財(cái)務(wù)部辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，完成轉(zhuǎn)賬后提供給查新人員相關(guān)憑證，由查新接待人員填寫查新報(bào)告委托登記表。

二、查新檢索工作的實(shí)施

（一）檢索前準(zhǔn)備

在檢索前，查新員要做好以下幾項(xiàng)準(zhǔn)備工作：

1. 認(rèn)真、仔細(xì)地閱讀查新項(xiàng)目的資料、分析查新委托人提出的查新點(diǎn)與查新要求，了解查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)。

2. 明確檢索目的。

3. 根據(jù)檢索目的初步確定查證主題的特指程度和學(xué)科范圍的專指程度，使主題概念及相應(yīng)檢索詞能準(zhǔn)確地反映查新項(xiàng)目的核心內(nèi)容。

4. 確定檢索文獻(xiàn)的類型和檢索的專業(yè)范圍、時(shí)間范圍。

（二）確定檢索年限

文獻(xiàn)檢索的年限應(yīng)視查新項(xiàng)目類別、研究領(lǐng)域的發(fā)展情況而定，一般從查新之日前推10年到15年，技術(shù)轉(zhuǎn)化和開發(fā)及其他類查新，從查新之日前推15年到20年。

（三）確定檢索范圍和檢索工具

1.基本原則

查新員在完成以上檢索準(zhǔn)備后，應(yīng)根據(jù)委托人提供的使用文獻(xiàn)情況，確定檢索范圍和選擇檢索工具。在確定檢索范圍和選擇檢索工具時(shí)應(yīng)遵循以下基本原則：

（1）檢索詞的確定和聯(lián)機(jī)檢索策略的制定應(yīng)力求查全、查準(zhǔn)，保證質(zhì)量。

（2）檢索詞選擇要考慮能夠表達(dá)檢索概念的所有不同的詞，如：同義詞、隱含詞、替代詞、縮寫詞、以及檢索詞的英、美不同拼寫法等。

（3）檢索時(shí)，每一國內(nèi)外（國外）查新項(xiàng)目外文文獻(xiàn)部分，均應(yīng)根據(jù)課題要求需經(jīng)過Dialog國際聯(lián)機(jī)檢索。

（4）所有涉及委托項(xiàng)目的中文數(shù)據(jù)庫均必須檢索，放寬檢索范圍，通過人工判斷對文獻(xiàn)進(jìn)行篩選，以防漏檢。

（5）查新員檢索出有關(guān)題錄或文摘后，與委托人提供的技術(shù)資料進(jìn)行對比分析，作出正確判斷，密切相關(guān)文獻(xiàn)必須查找原文，復(fù)印件應(yīng)作為查新報(bào)告的附件。

三、撰寫查新報(bào)告

查新報(bào)告是查新機(jī)構(gòu)用書面形式就查新事務(wù)及其結(jié)論向查新委托人所做的正式陳述。查新員所出具查新報(bào)告內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合查新委托要求，應(yīng)如實(shí)地反映檢索情況和檢索結(jié)果。

（一）查新報(bào)告具體內(nèi)容

1. 查新報(bào)告編號，查新項(xiàng)目名稱，查新委托人姓名，查新委托日期，查新機(jī)構(gòu)的名稱、地址、郵政編碼、電話，查新員和審核員姓名，查新完成日期。

2. 查新目的、查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)與查新要求、文獻(xiàn)檢索范圍及檢索策略、檢索結(jié)果、查新結(jié)論。

3. 查新委托人要求提供的其他內(nèi)容。

（二）查新報(bào)告基本要求

1. 查新報(bào)告采用科技部規(guī)定的格式；內(nèi)容符合查新委托要求；提交的時(shí)間和方式符合雙方的約定。

2. 查新報(bào)告應(yīng)當(dāng)采用描述性寫法，使用規(guī)范化術(shù)語，文字、符號、計(jì)量單位應(yīng)當(dāng)符合國家現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求；不得使用含意不清、模棱兩可的詞句；應(yīng)當(dāng)包含足夠的信息，使查新報(bào)告的使用者能夠正確理解。

3. 查新報(bào)告中的任何分析、科學(xué)技術(shù)特點(diǎn)描述、每一個(gè)結(jié)論，都應(yīng)以客觀事實(shí)和文獻(xiàn)為依據(jù)，完全符合實(shí)際，不包含任何個(gè)人的主觀判斷和偏見。

4. “文獻(xiàn)檢索范圍及檢索策略”應(yīng)當(dāng)列出查新員對查新項(xiàng)目進(jìn)行分析后所確定的檢索系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、年限、檢索詞等。

5. “檢索結(jié)果”應(yīng)當(dāng)反映出通過對所檢數(shù)據(jù)庫命中的相關(guān)文獻(xiàn)情況及對相關(guān)文獻(xiàn)的主要論點(diǎn)進(jìn)行對比分析的客觀情況。

檢索結(jié)果應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：

（1） 對所檢數(shù)據(jù)庫命中的相關(guān)文獻(xiàn)情況進(jìn)行簡單描述；

（2） 依據(jù)檢出文獻(xiàn)的相關(guān)程度分國內(nèi)、國外兩種情況分別依次列出；

（3） 對所列主要相關(guān)文獻(xiàn)逐篇進(jìn)行簡要描述（一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要進(jìn)行抽提），對于密切相關(guān)文獻(xiàn)，可節(jié)錄部分原文并提供原文的復(fù)印件作為附錄。

6. 查新結(jié)論應(yīng)當(dāng)客觀、公正、準(zhǔn)確、清晰地反映查新項(xiàng)目的真實(shí)情況，不得誤導(dǎo)。

查新結(jié)論應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：

（1） 相關(guān)文獻(xiàn)檢出情況；

（2） 檢索結(jié)果與查新項(xiàng)目各查新點(diǎn)的對比分析；

（3） 根據(jù)對比分析做出客觀性結(jié)論。

7. 查新員應(yīng)當(dāng)根據(jù)查新項(xiàng)目的查新點(diǎn)，將檢索結(jié)果分為密切相關(guān)文獻(xiàn)和一般相關(guān)文獻(xiàn)。

8. 檢索附件包括密切相關(guān)文獻(xiàn)的題目、出處及其原文復(fù)制件；一般相關(guān)文獻(xiàn)的題目、出處及其文摘。

9. 有效的查新報(bào)告應(yīng)當(dāng)具有查新員和審核員的簽字，加蓋查新機(jī)構(gòu)的科技查新專用章。

四、查新報(bào)告的審核

查新人員在完成檢索工作及擬寫好查新報(bào)告后，應(yīng)將全部檢索材料和查新報(bào)告初稿送交具有高級技術(shù)職稱的科技查新審核員審核，審核員須審查查新員所進(jìn)行的查新程序是否規(guī)范；查新員確定的數(shù)據(jù)庫是否合適；選擇的檢索詞及分類欄目是否恰當(dāng)；檢出的文獻(xiàn)是否為同類研究文獻(xiàn)；可比文獻(xiàn)是否恰當(dāng)；查新員收集到的相關(guān)文獻(xiàn)是否齊全；對提出的文獻(xiàn)判讀是否正確；查新結(jié)論是否客觀和準(zhǔn)確；查新報(bào)告是否規(guī)范；并向查新員提出審查意見，供補(bǔ)充修改。

經(jīng)審核不合格的查新報(bào)告，應(yīng)查明原因和責(zé)任，及時(shí)重查；因工作敷衍塞責(zé)而造成查新不實(shí)的，應(yīng)給予批評，直至?xí)和Ｆ洳樾沦Y格。

五、文件歸檔

（一）查新檔案內(nèi)容

每一查新項(xiàng)目的檔案均應(yīng)包括保存兩種形式：書面材料形式和電子版本形式。

書面材料包括：查新委托書、查新報(bào)告（包括附件）、查新項(xiàng)目的主要科學(xué)技術(shù)資料、查新人員的工作記錄等。

電子形式包括：查新報(bào)告和相關(guān)檢索結(jié)果。

（二）查新檔案管理

每一個(gè)查新項(xiàng)目的相關(guān)材料由該項(xiàng)目的查新員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。查新完成之后，所有關(guān)于該項(xiàng)目的材料應(yīng)當(dāng)及時(shí)移交檔案保管人員。

電子版本的查新報(bào)告及相關(guān)文獻(xiàn)檢索結(jié)果也同時(shí)由查新員發(fā)送給檔案保管人員進(jìn)行歸檔。

                                                                                           圖書館（檔案館）

                                                                             二〇二四年三月